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飲食店の開業最終更新日: 2024/01/05

飲食店での棚卸しの必要性や手順を解説! 確定申告との関係も紹介

飲食店経営をする上で重要なことは多数ありますが、棚卸しもそのひとつです。棚卸しは、食材の仕入れや在庫管理と密接な関わりがあります。

そこでこの記事では、飲食店での棚卸しの必要性や手順、確定申告との関係などについて、まとめました。棚卸しの基本について学び、在庫管理をしっかりと行いましょう。

そもそも棚卸しとは?

在庫を抱える事業では、期末に在庫数を確認する作業が必須です。棚卸しとは、店舗で抱えている在庫数を確認する作業のことです。

月次の損益を算出するために、棚卸しは欠かせません。棚卸しの対象となるものには、商品や製品、原材料、製造中のもの、消耗品や貯蔵品などがあります。

飲食店における棚卸し

棚卸しは、小売店が行うイメージが強いですが、飲食店でも棚卸しを行います。飲食店には食材やドリンクなどの在庫があるので、在庫量を確認しなくてはいけません。

仕入れた食材のうち、お客様に提供せずに残っている食材も在庫の一部です。さらに、食器や消耗品の棚卸しも必要です。

飲食店で棚卸しが必要な理由

飲食店において棚卸しが必要な理由は、次の6つです。

  • 在庫を把握する
  • 品質を把握する
  • 仕入れ状況を把握する
  • 原価率を把握する
  • 税務上のリスクを軽減できる
  • 食品ロスや在庫ロスを減らせる

棚卸しの重要性を理解するためにも、詳しく確認していきましょう。

在庫を把握する

飲食店で棚卸しが必要な理由の中でも、重要度が特に高いのが「在庫を把握すること」です。飲食店は、食材のストックがないとお客様に料理を提供することができません。料理を提供できないと収益を上げられなくなります。

つまり、料理を提供できるようにするには、「在庫がない」という状況を避けることが必須です。そのためには、定期的に棚卸しをして在庫の状況を把握する必要があります。

品質を把握する

在庫の食材を使ってお客様に料理を提供するため、在庫の品質を把握することも重要なポイントです。棚卸しをしながら、「消費期限を過ぎていないか」「色味やにおいが変化していないか」などをしっかりと確認する必要があります。

料理に質のよくない食材を使うと、食中毒など大問題に発展してしまう恐れがあるので、十分に注意しましょう。

仕入れ状況を把握する

棚卸しによって、仕入れ状況や傾向を把握することもできます。在庫の減り具合を見れば、仕入れが適切かを判断できるし、人気メニューとそうでないメニューも一目瞭然です。その結果、過剰な仕入れや商品切れを防いでコスト削減につなげることができます。

原価率を把握する

棚卸しを定期的に行い、正確な在庫が把握できると、原価率を把握できます。原価率とは、売上に対する原価の比率を表したもので、飲食店が健全な経営を行う上で重要な指標です。

原価率が高すぎると、売上が多くても利益はあまり出ません。したがって、飲食店経営では原価率の把握が重要になります。原価を把握するには、前年の在庫と次年に繰り越す在庫を考慮して原価を算出します。

飲食店の原価率は30%が目安です。棚卸しで原価率が30%以上のものを見つけたら、提供価格の見直しや食材の量の調整につなげられます。

原価率を適正にしないと、売上にも影響を及ぼしてしまうため、棚卸しで原価率を常に把握することを心がけましょう。

税務上のリスクを軽減できる

棚卸しの結果を元にして、調達した商品や費用の明細をまとめることが可能です。定期的に在庫を管理することで、不要な在庫を大量に抱えて年をまたぐことも回避できます。

経費として計上できない分翌年の税金が高くなるのを予防できるのは、棚卸しのおかげともいえるでしょう。棚卸しは、税務上のリスク軽減につながります。

食材ロスや在庫ロスを減らせる

定期的に棚卸しすることで、残りやすい食材や不足しがちな食材が明確になります。食材には消費期限があるため、腐ってしまうと使用できません。

特に新鮮な食材は、賞味期限が極端に短いため在庫管理を徹底する必要があります。在庫が多いと、廃棄処分しなければならない量が増えて仕入れコストがかさみます。

棚卸しによって在庫状況を把握できれば、仕入れ量も適切に調整できるので食材ロスや在庫ロスを減らすことが可能です。

在庫があるのに追加発注してしまったり、仕入れすぎて使い切れないまま消費期限を過ぎてしまったりすることがないように、棚卸し時に在庫管理を徹底管理するのです。

飲食店で棚卸しを行う手順

飲食店で棚卸しを行う際は、以下の手順で行います。

  • 棚卸表を作成する
  • 在庫数や金額を確認する
  • 原価を計算する

詳しく解説していきます。

棚卸表を作成する

まず、棚卸表を作成します。棚卸表とは、店で取り扱っているすべての食材やドリンクなど在庫の品目をリストにしたものです。項目には、品名・種別・在庫数・在庫の形状・仕入れ価格などを記載してください。

当日動きのない食材や倉庫、冷凍庫、冷蔵庫内の食材は、予めカウントをしておきます。ラストオーダー後に、全ての食材をカウントできる状態にしておきましょう。

在庫を数える際には、重さや形状など何を単位にするか決めておきます。また、開封した状態の物や仕込み中の物のカウント方法も決めておくとよいでしょう。

なお、棚卸表は確定申告では提出しませんが、捨てずにとっておいてください。青色申告では7年間、白色申告でも5年間保管する必要があります。

在庫数や金額を確認する

ラストオーダーが終了したら、棚卸しを開始します。食材の場所ごとに在庫数を確認して、棚卸表に記入してください。

キッチンだけではなく、ホール、デシャップ周りのものも対象です。調理前の原材料や仕込み中のもの、仕込んで冷凍したもの、出来上がっているけど店頭に出してないものなども含めます。

なお、在庫数を確認する際、業者からもらったサンプルや賞味期限切れのもの、翌月に使用できないものはカウントしないでください。

また、飲み物は消費期限が長い分、仕入れ過ぎていないか確認しましょう。在庫量は「食材6:飲料4」が目安です。

原価を計算する

在庫数を確認したら、次は品目ごとの原価の計算です。食材の中には仕入れ回数が多くその度に値段が変わる食材もあり、手間がかかりますがしっかりと計算しましょう。

原価の計算方法は何種類かありますが、飲食店では最後に仕入れを行ったときの原価を在庫商品の単価とする「最終仕入原価法」を使用するのが一般的です。

飲食店では、食材の価格が頻繁に変わるため、在庫商品の価格の基準を統一することで、棚卸しの処理が楽になります。

なお、在庫を数える際に消費期限の確認や廃棄、整理整頓も行うとよいでしょう。廃棄する場合は、必ず記録をとっておきます。

在庫は税金に影響がある?棚卸しと確定申告の関係

在庫は、確定申告や税金にも影響を及ぼします。飲食店を開業して利益が出始めると、所得を申告するために確定申告を行いますが、年末の在庫量に注意する必要があります。

12月31日までに消費しきれずに保管している食材の在庫は、翌年に繰り越されますが、その年の経費としては計上できません。経費として計上できないと、その分翌年の税金が高くなってしまうのです。

翌年の経費としては計上できますが、経費計上できない在庫を大量に抱えたまま、年をまたぐのは、できれば避けたいものです。なるべく不要な在庫を持たないように、定期的に棚卸しをしましょう。

飲食店で棚卸しを行う際のポイント

棚卸しを始める前に、頭に入れておきたいポイントに次の3つがあります。

  • 必ず定期的に実施する
  • 在庫は2種類ある
  • 廃棄を減らす

それぞれのポイントを詳しく確認していきましょう。

必ず定期的に実施する

棚卸しは、定期的に実施する必要があります。飲食店はさまざまな食材を扱っているため、仕入れ価格の変動も起きやすいです。定期的に棚卸しを実施して、正確な原価率を常に把握しておくことが必要です。

棚卸しの時期や頻度

棚卸しは、毎月末の営業終了後から翌月の営業開始前までに実施することをおすすめします。毎月月末にすると、当月にロスも含む実際に使用した食材の金額を計算できます。

少なくとも月1回は棚卸しをしましょう。食材は種類が多い上、仕入れ価格の変動があるのが特徴です。

頻繁に棚卸しを行えば、正確な原価率を把握できるだけでなく、利益が出ているかどうかがわかり、食材の鮮度や量も管理できます。

在庫は2種類ある

在庫には商品と消耗品の2種類がありますが、確定申告で計上する在庫は、食材やドリンクなど「商品」の在庫のみです。

調味料は「消耗品」に該当するので、納品された時点で経費になります。割りばしや洗剤なども消耗品です。棚卸表を作成する際は、商品か消耗品か区別する項目を作るとよいでしょう。

廃棄を減らす

飲食店では、人気メニューの食材を多めに発注したけど注文が少なかったケースや、古い食材があるのに新しい食材を先に使ってしまうケースなどがあります。

使われなかった食材が傷んでしまうと廃棄するしかありません。食材の廃棄をできるだけ減らすには、棚卸しのときに工夫する必要があります。

例えば、古い食材から使うよう、在庫の前出しや棚の管理などを行うほか、冷蔵や冷凍、常温などの食材に適した保存場所を十分に確保するのもおすすめです。

飲食店の棚卸しを効率的に進める方法

飲食店の棚卸しは時間も手間もかかりますが、ちょっとした工夫で効率的に進められるようになります。ここでは、以下4つの方法を紹介します。

  • マニュアルを作成しておく
  • 数人で分担する
  • 倉庫及び冷凍冷蔵庫内を整理する
  • システムやアプリを活用する

マニュアルを作成しておく

スムーズに棚卸しを行うには、流れを決めておくことが重要です。予めマニュアルやフォーマットを作っておくと、ミスや確認忘れを防げる上に担当者が変わっても引き継ぎしやすくなります。

マニュアルには、各食材の保管場所、開封後の食材のカウント方法なども記載し、誰が棚卸しをしても正確な在庫量を把握できるようにしておきましょう。

数人で分担する

商品アイテム数が多い飲食店の場合、1人ですべての棚卸し作業を行うのは大変です。作業を分担して棚卸しすると効率的になり、1人あたりの負担も軽減されるでしょう。

例えば、ドリンクとフード、常温品と冷凍品、厨房内とバックヤードに分けるなど、さまざまな分け方があります。数人で分担すれば、短時間で終えることも可能です。

倉庫及び冷凍冷蔵庫内を整理する

棚卸しを正確且つ迅速にやるには、倉庫や冷凍冷蔵庫内の在庫を整理しておくことをおすすめします。どこに何があるかが一目瞭然だと、棚卸時に在庫をカウントしやすいため、カウントミスの予防につながります。

食材や原材料を、管理しやすい順番で並べるのもひとつの方法です。最も効率よく棚卸しを進められる保管方法を、スタッフたちと話し合ってみるとよいでしょう。

システムやアプリを活用する

棚卸や在庫管理を効率的に行いたい場合は、在庫管理用のシステムやアプリを活用するとよいでしょう。目視で在庫を確認して、手書きで在庫数を記入するとミスが発生しやすくなります。

でもシステムやアプリを活用すると、ミスを減らすことができるし、手間もかかりません。

例えば、在庫管理機能が搭載されたPOSレジ、ハンディターミナルでバーコードを読み込むだけで棚卸しができる製品などを導入してみてください。

POSレジに仕入れやロスなどのデータを登録しておくと、履歴を辿ることが可能です。また、データと実在庫にズレがあった場合でも原因を探しやすくなります。

飲食店の棚卸しのまとめ

今回は飲食店における棚卸しについて、詳しくお伝えしてきました。棚卸は手間がかかって大変な作業ですが、在庫や食材の品質を把握するために必須です。年末に多く在庫を抱えていると、翌年の税金が高くなるので、その点も注意してください。

マニュアルの作成、倉庫や冷蔵庫内の整理のほか、システムやアプリの活用などで、毎月の棚卸しを効率的に進められるよう工夫することが重要です。正確且つ迅速に棚卸しを行い、過剰な仕入れや食材の廃棄を防ぎ、店舗の利益を高めていきましょう。

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